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职场内如何避免沟通不畅
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铭万网
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时间:
2007年03月09日09:36
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信息来源:
中国经营报
| | 试想这样的情况，您在去异地出差的过程中突然想到去看望一个多年不见的老同学，这时首先会怎么做？通常我们都会事先打个电话或发封邮件重新建立起联系，然后看对方的反应决定接下来的行动，如果贸然登门拜访，就很难免会出现尴尬的场面。这个例子说明的是沟通对我们的重要性和普遍性。无疑，作为社会和组织最基本的粘合剂，是工作和生活中最基础的纽带，沟通问题解决不好，其他目标的达成都将是奢谈。而对于参加展会的企业来说，沟通不畅也是他们项目实施出现问题的主要原因之一，因为团队协作需要依靠沟通来实现，可往往就是沟通这个看上去不成问题的环节到头来最有问题。
沟通不畅的原因
一般说来，沟通不畅看上去都是由于参展团队成员之间缺乏联系、遇事想当然造成的，属于个体之间的问题，但实际上，这显露出的是团队内部的管理不善和领导不当。因为参展团队虽然一般在人员配置上比较精干，相互之间的协调沟通似乎不成问题，但参展本身涉及到与供应商和主办方的诸多部门的协作和联系，这些相关牵涉人员也肯定要被视为推进整个项目所必需要进行协调的“编外”项目成员。而一旦牵涉人广，则大型团队的成员之间的协调问题就会暴露出来。每个成员都希望以最小的成本来达到最大的收益，这反映在一个项目组中就是：项目组中的任何成员都想花费自己最少的精力来完成既定的任务，而他们节约自己工作成本的方式，就是让其他组员承担原本须由自己完成的工作，会导致所有项目组成员都偷工减料。因此，如果缺乏有效的分工与监督，参展团队成员之间就无法有效进行沟通，从而也就难以形成合作，导致彻底的失败。
所以，要保证参展项目的顺利执行，首先需要建立起合理完善的团队机制。简单地说，就是要对参展团队内各成员的分工、合作以及监督等职责的规定。在具体反映在建立一系列规章制度的同时，它着重落实到给参展团队各成员建立起其在参展团队内的“身份”，即向相关方面明确谁是他们的联系人，而这种身份事实上就是对其团队职责的反映。所以说，要保持好参展团队内部的沟通顺畅，重点是对团队各成员职责的合理划分和规定，给团队内各成员都确定一个合理的“团队身份”。使得无论是团队负责人还是组员，都可以找到自己在整个项目中的坐标。
此外，沟通主要体现在纵向的上下级及横向同级成员间的相互交流上。而良性的沟通事实上往往建立在项目组内部良好融洽的人际关系上。因此需要在细致的进行参展团队人员选取。以使得参展团队的上下级互相尊重，同级人员相互信任，而不是勾心斗角。同时在加强沟通时，要避免沟通过度，过于频繁的团队会议反而会降低沟通效率并浪费时间。
如何选用沟通方式
信息服务商V-SPAN公司董事长兼首席执行官沃伦·本尼斯指出，一个项目团队应建立多层次的沟通系统，针对不同需要提供不同的媒介，这将可以提高生产率，有助于解决问题，降低关系紧张度，并且在团队成员之间建立更密切、更持久的关系。
他认为，首先，面对面沟通是最有效的沟通方式，因为双方不仅能了解言语的意思，而且能够了解肢体语言的含义，比如手势和面部表情。哈佛大学和哥伦比亚大学最近的一项研究表明，面对面的会议能多吸引38％的注意力。而且“亲自参加会议”本身也传递了一个有力的信息，表达了对项目、团队成员以及他们需要与之打交道的利益相关者的承诺。
面对面沟通是建立业务、进行合作关系的最佳方法。而在企业参展过程中，甚至可以说是做业务的唯一途径。另外，面对面沟通拥有最快的信息反馈速度，特别有助于人们讨论复杂问题，或在时间紧迫的情况下迅速做出决策，能最大限度减少参展项目组人员和相关供应商和主办方相互推诿、扯皮的问题出现。
而除了面对面沟通，沃伦·本尼斯认为还有六种沟通媒介。它们分别是电子邮件、即时讯息（如msn、QQ、ICQ之类的通讯软件）、音频会议（电话、电话会议）、带音频的网络会议、网络传播和视频会议。
他建议，应该少使用诸如电子邮件、即时讯息这类间接通讯方式进行沟通，这是因为虽然这些通讯沟通方式具有成本低，速度快的优点。但它的缺点也显而易见，由于它们很难含有个人特质特征上的信息，使得它在使用过程中容易被误解或者曲解，导致矛盾产生。因此，许多研究人员和经理们建议，对有争议或者敏感的问题进行沟通时，应避免使用电子邮件。而参展团队在和各方面进行联络和接触的过程中，不可避免的要涉及到很多棘手的问题，所以也就更不适合使用这一类的通讯方式进行沟通。
而即时通讯手段的沟通效果就直接很多，但各种类之间也有区别。比如，由于音频会议上看不见与会人员，最近就有一个调查显示，在音频会议上只有23％的人在全神贯注地开会。因此总的说来，参与音频会议的人员越多，则与会者走神做其他与会议不相干的事情的可能性也越大，所以音频会议的参与者越少，沟通效果越好。相对而言，越是能全方位提供接触的方式就越有效。不过，随着沟通效果的提升，通讯成本也会随之水涨船高，因此参展团队应该根据面临问题的实际情况，采用最合适的方式进行沟通。有鉴于此，团队应该采取一个更加平衡的沟通计划，做到投入小、效果佳且与各种关系相适应。比如，刚建立的关系应该安排更多的面对面的交流，以增进信任和融洽关系。关系稳定以后，其他沟通方式可以用来替代面对面的互动。
作者：楼晟
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